個人情報保護について

• 個人情報保護への取り組みについて
• 個人情報保護に関する基本方針（プライバシーポリシー）
• 当組合が保有する個人情報の利用目的の公表について
• 個人情報の第三者への提供について同意のお願い
• 共同事業の実施項目について
• 出光興産健康保険組合における個人情報の取扱いについて（一覧）

個人情報保護への取り組みについて

2003年5月30日施行の「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」という。）及び2013年5月31日施行の「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用に関する法律」（以下「個人番号法」という。）により、企業や健康保険組合（以下「健保組合」という。）の個人情報の取り扱いに関する義務が課せられるようになりました。出光興産健康保険組合（以下「当組合」という。）では、これらの法律と、2017年4月14日付で厚生労働省より発せられた「健康保険組合等における個人情報の適切な取り扱いのためのガイダンス」に則り、個人情報の保護について以下のような考えのもと、取り組みを進めていくことをお知らせいたします。

健保組合は、健康保険法が定める「労働者の業務外の事由による疾病、負傷若しくは死亡又は出産及びその被扶養者の疾病、負傷、死亡又は出産に関して保険給付を行い、もって国民の生活の安定と福祉の向上に寄与することを目的とする。」に沿って事業を行っています。また、健康保険法では、「保険者は健康教育、健康相談、健康診査その他の被保険者及びその他の被保険者及び被扶養者の健康の保持増進のために必要な事業を行うように努めなければならない。」とも規定されております。

このように当組合は、被保険者やその家族（以下、「加入者」という。）の病気やケガの治療費を見るだけでなく、お産や死亡したときの費用も補助し、病気やケガ、出産のため一時的に収入がなくなった場合には生活費への補助をします。さらに、加入者の健康の保持増進のために健康相談など必要な事業も行っております。

加入者の個人情報は、当組合が以上のような事業を行い、加入者に対しサービスを提供していくためには無くてはならないものであり、その情報を安全に保管し、取り扱うことを最大の課題と認識し、事業活動にかかわる全役職員及び関係者に徹底していきます。また、当組合では、以下に掲げた事項を常に念頭に置き、加入者などの個人情報保護に万全を尽くしていくことに努めていきます。

個人情報保護に関する基本方針（プライバシーポリシー）

出光興産健康保険組合は、加入者個人に関する情報（以下「個人情報」といいます。）を適切に保護する観点から、以下の取り組みを推進します。

• 当健康保険組合は、取得した加入者の個人情報について、適切な安全措置を講じることにより、加入者の個人情報の漏えい、紛失、き損又は加入者の個人情報への不正なアクセスを防止することに努めます。
• 当健康保険組合は、加入者からご提供いただいた個人情報を、加入者の健康の保持・増進など加入者にとって有益と思われる目的のためのみに使用いたします。また、個人番号については、番号法で定められた利用範囲において特定した利用目的でのみ利用いたします。
• 当健康保険組合は、あらかじめ加入者の事前の同意を得た場合を除き、加入者の個人情報を第三者に提供いたしません。また、個人番号をその内容に含む個人情報（以下「特定個人情報」という。）については、本人の同意有無にかかわらず、番号法に定める場合を除き、提供致しません。ただし、特定個人情報でない個人情報について、「個人情報の保護に関する法律」（平成１５年５月３０日・法律第５７号）第２７条第１項各号に該当する場合は、加入者の事前の同意を得ることなく、加入者の個人情報を第三者に提供することがあります。
• 当健康保険組合は、職員に対し個人情報保護に関する教育啓蒙活動を実施するほか、個人情報を取り扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報の適切な管理に努めます。
• 当健康保険組合の業務委託する場合については、より個人情報の保護に配慮したものに見直し・改善を図ります。業務委託契約を締結する際には、業務委託の相手としての適格性を十分審査するとともに、契約書の内容についてもより個人情報の保護に配慮したものとします。
• 加入者が、加入者の個人情報の照会、修正等を希望される場合、当健康保険組合担当窓口までご連絡いただければ、合理的な範囲ですみやかに対応させていただきます。
• 当健康保険組合は、加入者の個人情報の取扱いに関係する法令その他の規範を遵守するとともに、本個人情報保護ポリシーの内容を継続的に見直し、改善に努めます。

当組合が保有する個人情報の利用目的の公表について

当組合におきましては、被保険者やその家族（以下「加入者」という。）からいただいた各種届出や申請書などに記載されている個人情報、医療機関等に受診された際に、医療機関等から当組合に請求される「診療報酬明細書（以下「レセプト」という。）」に記載されている個人情報、健康診断を受けられた際の健診結果数値等の個人情報を基に、個人情報データベースを作成し、以下のような健康保険事業に利用いたします。

当組合の個人情報の利用目的は、大きな意味では、健康保険法に定める「加入者の業務災害以外の疾病、負傷もしくは死亡または出産に関する保険給付を行う」ことを目的とし、「加入者の健康の保持増進のために必要な事業を行う」こととなります。

しかしながら、健康保険組合は、レセプトや健診データなど医療情報やその他の個人情報を数多く取り扱っており、加入者の強い信頼を必要とする事業に該当し、厚生労働省が示したガイドラインにおいて、より詳細で限定的な目的とすることが望ましいこととされております。

したがって、当組合においては、個人情報の利用目的や利用方法について、次のように公表いたします。

• 適用関係の各種届出などについては、以下のように組合業務に利用します。
  • 当組合加入時の「被保険者資格取得届」、「被扶養者（異動）届」の記載事項（保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所、基礎年金番号、報酬月額等）を中心に入力処理することによって、加入者台帳など「マスターデータベース（以下「マスター」という）」を作成し、当組合の業務処理コンピューターにデータを収納、健康保険業務全般に利用します。
  • 「被保険者資格取得届」提出の際、年金受給者には、老齢厚生年金受給資格者証等を添付していただき、チェックいたします。
  • 「被扶養者（異動）届」の提出に際して、課税・非課税証明書、在学証明書などの収入等判定書類によって、認定作業を行います。
  • 「現況確認」の際にご提出いただいた「所得証明書」「課税・非課税証明書」「給与明細（写し）」「年金振込通知書（写し）」「確定申告書類（写し）」その他収入を確認するための書類は、扶養継続確認作業のみに利用します。
  • 「被保険者資格喪失届」の際に、健康保険被保険者証を返還していただき、チェックの上、一定期間保存後に廃棄処分にします。
  • 「マスター」に登録されているデータに変更や追加があるときは、適用関係に関する変更（訂正）届出により、データの変更等を行います。
  • 「マスター」を用いて、給付データ、レセプトデータ、健診データ等と連動させて、給付の支払い等のチェック、医療費通知、各種保健事業実施のための対象者抽出や加入者の連絡等にも利用します。
  • 「マスター」の住所、氏名等の連絡先を用いて、当組合の資格喪失後も必要に応じて、届出等に記載された連絡先にご連絡することもあります。
  • 医療機関や他の保険者（区市町村、年金事務所を含む。）から資格喪失か否かなど保険診療の照会があった場合、相手先確認の上、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日など、有資格者か資格喪失者かについて回答します。
  • 資格喪失者の資格喪失後の受診などが疑われる場合、他の保険者や医療機関との重複給付調整のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、資格取得日、資格喪失日などについて、他の保険者等に照会し確認します。
  • 「算定基礎届」、「月額変更届」によるデータを「マスター」に取り込み、保険料（調整保険料、介護保険料を含む）の徴収を行います。また、届出の際に、事業主に給与・賞与台帳等の提出を求め、チェックします。
  • 「マスター」作成及び入力処理の一部、被保険者証の発行、被扶養者現況届等の作成を健康保険業務システム業者「株式会社大和総研」に委託しています。
  • 健診受診申対象者に対する受診勧奨等の通知の送付のため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日、性別、住所データ等を契約健診機関に提供し、健診案内及び健診結果の送付に利用します。
  • 当組合機関誌を被保険者及び被扶養者に配布するため、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを業者「株式会社社会保険研究所」に渡し、各家庭に送付します。
• 現金給付等の給付関係申請書類については、以下のように組合業務に利用します。
  • 業務処理コンピューターにデータを入力し、申請内容をチェックし、適正な給付決定処理を行います。
  • 給付記録をデータ入力保存し、以降の申請チェックに用います。
  • 出産育児一時金の請求者について、「マスター」の保険証の記号番号、氏名、住所データを用いて、育児書その他書籍を送付します。
  • 出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求者について、他の保険者との重複給付調整の必要上、他の保険者に「マスター」の保険証の記号番号、氏名、生年月日などを照会し、給付決定します。
  • 他の保険者から出産育児一時金、家族出産育児一時金の請求の有無について照会があった場合、相手先確認の上、申請、給付の有無について回答します。
  • 傷病手当金の請求者について、レセプトデータを用いて確認し、場合によっては主治医に治療状況等を確認又は訪問調査し、給付の決定を行います。
• レセプトについては、社会保険診療報酬支払基金よりＣＳＶ情報で請求されたものは、そのものを原本又は画像とし、健康保険業務に利用します。
  • レセプトデータをチェックし、請求内容に疑義があるものについて、社会保険診療報酬支払基金に対し、再審査依頼します。
  • 再審査依頼の中で、資格喪失後の受診が疑われる場合は、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日、資格喪失日、受診日などを伝え、確認を取ります。
  • 同様に、高額療養費の支給が予想される患者の公費負担や自治体医療費助成の有無等について、医療機関に確認するため、医療機関に組合名、保険証の記号番号、氏名、生年月日などを伝え、確認を取ります。
  • レセプトデータを医療費分析に用い、当組合の医療費適正化対策に利用するとともに、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  • レセプトデータを基に、同月内に複数の医療機関に受診されている加入者を抽出し、指導を行います。
  • レセプトデータを基に、高額療養費、付加給付（一部負担還元金、合算高額療養付加金、家族療養付加金）の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、傷病手当金の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、柔道整復療養等の療養費、第二家族療養費の支給決定を行います。
  • レセプトデータを参考にし、埋葬料、家族埋葬料の支給決定を行います。
  • 開示請求の際にも、そのレセプトデータを出力し、対応します。なお、開示請求に当たって、本人以外の場合は、開示請求手続きに則り、認められた者のみに開示します。
  • レセプトデータを基に、事業所システム部門及び健康保険業務システム会社「株式会社大和総研」に委託し、医療費通知を加入者に通知します。
  • レセプトデータの中から、高齢者の長期入院者を抽出し、保健師等による相談事業を実施します。
  • レセプトデータの中から、第三者行為による負傷の疑いがあるものを抽出し、株式会社大正オーディットによる負傷原因調査を実施します。
  • 交通事故等第三者の行為によって保険診療を受けた場合は、損害保険会社に当該患者のレセプトのコピーを医療費の証明として提出します。
  • 海外で医療を受けられた方の医療費明細書等を日本語に翻訳するため、外部翻訳業者に委託します。
  • 健保連が実施する高額医療給付の共同事業に申請するため、レセプトコピーとその内容の一部を記載した申請書を健保連・高額医療グループに送付し、医療費の助成を受けます。
  • 複数の組合によるレセプト点検研修会の事例とするため、個人情報を消した上で、教材として用います。
• 健康診断については、健診受託業者同友会他の健診機関に業務委託して実施します。
  • 結果数値については、受診者に通知するとともに、その数値データを健診受託業者から受け取り、当組合の業務処理コンピューターに入力し、健康診断後の事後指導や生活習慣病予防教育の対象者抽出に利用します。
  • 当組合は、被保険者（社員）の健診結果数値についても、原則として双方でそのデータを保有し、被保険者（社員）の健康管理に役立てていくこととしております。
  • 健診結果データを「マスター」に保存し、今後のデータと比較することによって、健康管理事業や保健指導の参考資料とします。
• その他保健事業の実施について
  • 健康講演会等の参加者名簿を参加者に配布します。
  • ウォーキング大会等の参加者名簿を参加者に配布します。
  • ウォーキング大会等の参加者から提出していただいた写真や感想文に事業所名、名前を付し、機関誌に掲載します。
• 役職員人事関係データ及び組合会議員名簿、事業所担当者名簿について
  • 組合役職員の就任・採用に関する書類は、使用後、厳重に保管します。
  • 役職員の報酬に関する書類は、厳重に保管し、源泉徴収等の処理に用います。
  • 組合会議員名簿、理事名簿は組合会、理事会の開催時等の連絡に用います。
  • 事業所担当者名簿については、事業所担当者説明会や健康管理事業推進委員会、その他個別の業務連絡などに用います。

また、当組合の個人情報について、次のように保存管理、廃棄・消去などを行います。

• 各種届出、申請書類、レセプト等の紙に記載された個人情報については、入力処理が終わった際、当組合の文書管理規程に則り、規定保存年数まで倉庫に保存し、確認等の必要がある時以外は保管場所から持ち出さないこととします。
  また、紙以外の媒体による個人情報については、紙以外の媒体による保存に係る運用管理規程に則り、適正に保存管理を行います。
• 規定の保存年数を経過した個人データや処理が終わり不要となった個人データについては、紙の書類は読みとれない大きさに裁断し、大量個人データの廃棄については、別途委託業者を選定し溶解処理を行います。
  また、パソコンや磁気媒体の廃棄についても、データ消去ソフトによってデータが読みとれないようにして、廃棄またはリース返却します。
  なお、当組合が保有する個人情報については、当組合が実施する健康保険事業以外には用いません。

別表１ 出光興産健康保険組合の外部委託先

個人情報の第三者への提供について同意のお願い

個人情報保護法では、個人情報取扱事業者（当組合を含む）は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供してはならないとされていますが、個人情報の通常必要な利用目的のうち、被保険者にとって利益となるもの、又は事業者側の負担が膨大である上、明示的な同意を得ることが必ずしも被保険者本人等にとって合理的であるとはいえないものについては、あらかじめ公表しておいて被保険者から特段明確な反対・留保の意思表示がないものについては「黙示的な同意」が得られたものとして取り扱ってよいこととされています。当組合では、以下の事項につきその趣旨に該当するものといたしますので、加入者の皆様の同意をお願いいたします。同意されない場合には、書面にて当組合までお申し出下さい。お申し出がない場合には同意していただいたものとさせていただきます。

また、個人情報の第三者提供に関して次の4項目については例外として本人の同意を得る必要はないとされています。

共同事業の実施項目について

個人情報保護法では、個人データを特定の者と共同で利用する場合には①共同事業で個人データを利用する趣旨②共同して利用する個人データの項目③個人データを取り扱う人の範囲④取り扱う人の利用目的⑤データ管理責任者の氏名または名称　について、あらかじめ本人に通知または公表することとされています。

当組合では、共同事業を行なう場合はその内容の公表を、ホームページ及び機関紙等への掲載をもって行うことといたします。

「事業主と共同で実施する「コラボヘルス推進事業」」

• 個人データを共同利用する趣旨
  事業主と組合が共同して健診(特定健康診査を含む)及び事後指導を実施することが、被保険者の健康管理を推進する上で効率的、効果的であるため、共同利用として実施する。
• 共同して利用する個人データの項目
  記号・番号、氏名、性別、生年月日、年齢、郵便番号、住所、メールアドレス、資格取得日、資格喪失日、事業所コード、事業所名、事業所所在地、事業所電話番号、労働安全衛生法に基づく健康診断結果データ、オプション検査結果データ、問診項目データ、健康診査の受診医療機関名及び医師名、保健指導データ、歯科健診結果データ
• 共同利用する者の範囲
  当組合：役職員
  事業所：人事部門担当者および産業医・産業保健スタッフ
• 共同利用する者の利用目的
  被保険者の健康の保持・増進のための健診と事後の保健指導、健康相談等への利用及び事業の評価・分析並び産業医等との情報交換。
  特定健康診査該当者の定期健康診断結果を特定健康診査データとして使用すること。
• データ管理責任者の氏名または名称
  当組合：常務理事
  事業所：各社人事部門長

「高額医療給付に関する交付金交付事業」

• 個人データを共同利用する趣旨
  当組合と健康保険組合連合会（以下「健保連」）という。）では、健康保険法附則第２条に基づく事業として、組合において高額な医療費が発生した場合に、その費用の一部が健保連から交付される事業を共同で実施しています。
  この事業の申請のために、(1)診療報酬明細書（調剤報酬明細書を含む。以下「レセプト」という。）については、電子レセプトのＣＳＶ情報、もしくは紙レセプトのコピー、(2)当該レセプト患者氏名、性別、本人家族の別、入院外来の別、診療年月、レセプト請求金額などを記録（記載）した「交付金交付申請総括明細データ」、もしくは「交付金交付申請総括明細書」を健保連・交付金交付事業グループ・高額医療担当に提出します。この事業による交付を受けることによって、当組合の高額医療費の支出が軽減されることとなります。
• 共同して利用する個人データの項目
  前項の「交付金交付申請総括明細データ」もしくは「交付金交付申請総括明細書」の記載項目のほか、レセプト記載データの全ての項目
• レセプトデータを共同利用する者の範囲
  • 当組合：高額医療交付金交付事業担当者、事務長、常務理事
  • 健保連：交付金交付事業グループ・高額医療担当職員
  • 業務委託先：公益財団法人日本生産性本部　ICT・ヘルスケア推進部及び協力会社
• レセプトデータを共同利用する者の利用目的
  • （1）当組合においては、高額医療事業の申請を行うことによって、医療費の一部の交付を受けるためにレセプトデータを利用します。
  • （2）健保連・交付金交付事業グループ・高額医療担当においては、全組合からの申請を受理するため、当該組合からの申請が間違いないかをチェックし、適正な交付を行うために利用します。
  • （3）特に高額である１月１千万円以上のレセプトについては、個人情報を除いた上で、金額、主病名などについて公表することによって、医療費の高額化傾向を訴えていく材料とします。
• レセプトデータ等の管理責任者の氏名または名称及び住所並びに法人の代表者氏名
  • 健康保険組合　東京都千代田区大手町1-2-1
  • 理事長：鈴木　弾
  • 管理責任者：常務理事
    
    
  • 健康保険組合連合会　東京都港区赤坂8-5-26
  • 会長：宮永俊一
  • 管理責任者：組合サポート部部長

出光興産健康保険組合における個人情報の取扱いについて(一覧)

• ◎個人情報取扱事業者の名称
  出光興産健康保険組合
• ◎個人データの利用目的
  • 保険給付・適用の管理
  • 保険料等の徴収
  • 保健事業の運営
  • 診療報酬の審査・支払
  • 健康保険組合の運営の安定化
  • 連絡文書の送付ほか
  • 事業所との共同利用（*1）
  • 光友会への提供（*2）
  • 出光企業年金基金への提供（*3）

  （*1）事業所との共同利用について

  利用目的	事業所での保険給付・適用管理・保険料徴収・健康管理等
  共同利用する個人データの項目	生年月日、性別、標準報酬額、加入年月日その他保険料算出や健康管理に必要な項目
  共同利用する者の範囲	出光興産株式会社 人事部及び事業所の人事担当部門
  共同利用する個人データの管理責任者	出光興産健康保険組合 常務理事

  （*2）光友会への提供について

  利用目的	光友会での名簿の修正
  提供する個人データの項目	住所　電話番号
  提供方法	電話問い合わせに対し回答する

  （*3）出光企業年金基金への提供について

  利用目的	出光企業年金基金での名簿の修正
  提供する個人データの項目	住所　電話番号
  提供方法	問い合わせに対し回答する

• ◎個人データの開示等の請求手続き申出先

  申出先	〒100-8321 東京都千代田区大手町1-2-1 出光興産健康保険組合 事務局 宛
  提出時の記載事項	開示内容、記号・番号、氏名、住所と電話番号
  本人確認のための添付書類	保険証の写し又は住民票
  （代理人による請求の場合）	本人の委任状（署名・捺印）、代理人の身分証明書（写し）
  手数料	無料

• ◎個人情報に関する苦情・相談窓口

  窓口	出光興産健康保険組合 事務局
  面談	当組合事務所
  手紙	〒100-8321 東京都千代田区大手町1-2-1 出光興産健康保険組合 事務局 宛
  電話	03-6870-6538
  FAX	03-6870-6563
  受付時間	就業時間内（月～金 9:00～17:30）

• ◎「当健康保険組合における個人情報の取扱いについて」の掲示の方法
  出光興産健康保険組合のホームページ及び機関紙等への掲載
• ◎被保険者本人の求めによる個人データの修正
  訂正内容を記載した文書により本人に通知する
• ◎被保険者本人による問合せ
  記号・番号、生年月日、住所と電話番号の3項目のうち2項目以上で本人確認をし、回答する。
• ◎被扶養者による問合せ
  家族かどうか確認する。
  記号・番号、生年月日、住所と電話番号の3項目のうち2項目以上で本人確認をし、回答する。
• ◎代理人による問合せ
  本人と話ができる状況かどうかを確認する。（入院、離婚調停中等）
  できる状況であれば、記号・番号、生年月日、住所と電話番号の3項目のうち2項目以上で本人確認をし、回答する。できない状況であれば、一度電話を切り、代理人に電話をかけ直し、記号・番号、生年月日、住所と電話番号の3項目のうち2項目以上で本人確認をし、回答する。